La Universidad de San Carlos de Guatemala continúa fortaleciendo la modernización de sus procesos administrativos mediante la implementación de un sistema web para la elaboración y actualización de los Manuales de Organización y de Normas y Procedimientos de las distintas unidades académicas y administrativas.
La herramienta forma parte de las acciones orientadas a modernizar y agilizar la gestión institucional impulsadas durante la administración del rector, M.A. Walter Mazariegos, y es implementada por la División de Desarrollo Organizacional (DDO), bajo la dirección de la M.A. Patricia Castro de Rodas. El pasado 10 de septiembre se realizó la presentación oficial del sistema web, desarrollado para facilitar la elaboración, actualización y gestión de estos instrumentos administrativos.
La plataforma permitirá trasladar a un entorno digital procesos que anteriormente se desarrollaban principalmente mediante documentos de Word y procedimientos manuales.
Como parte de la implementación, el martes 22 de septiembre se desarrolló la primera capacitación dirigida a los enlaces de las diferentes unidades académicas y administrativas de la Universidad, quienes tendrán a su cargo la elaboración o actualización de los Manuales de Organización dentro del sistema.
La jornada de formación continuó con la capacitación relacionada con los Manuales de Normas y Procedimientos, brindando a los participantes las herramientas necesarias para utilizar la plataforma y desarrollar la documentación de manera más estructurada y estandarizada.
La M.A. Patricia Castro de Rodas, jefa de la División de Desarrollo Organizacional, destacó que el nuevo sistema permitirá resguardar la información institucional y facilitar el seguimiento de los procesos, especialmente cuando se produzcan cambios en los responsables o enlaces designados por cada unidad.
La plataforma contará además con una bitácora que permitirá conservar el historial de la información ingresada, contribuyendo a dar continuidad a los procesos y evitando la pérdida de datos generada por cambios de personal. Otro de los beneficios será la estandarización de la estructura de los documentos, facilitando el trabajo de los enlaces universitarios y haciendo más ágil el proceso de elaboración y actualización de los instrumentos administrativos.
Cuando una unidad necesite elaborar un manual por primera vez o modificar uno existente debido a cambios en sus procesos internos, podrá ingresar la información directamente en la plataforma.
Posteriormente, los profesionales de la DDO realizarán la revisión y brindarán la asesoría correspondiente dentro del mismo sistema. La División de Desarrollo Organizacional continuará acompañando a las unidades académicas y administrativas tanto en el uso de la plataforma como en el proceso técnico de elaboración de sus manuales.
Con la implementación de esta herramienta, la USAC avanza hacia una gestión administrativa más ordenada, sistematizada y eficiente, incorporando soluciones tecnológicas que facilitan el trabajo institucional y permiten resguardar de mejor manera la información universitaria.
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